Devenir Secrétaire bureautique / Assistante administrative
Le rôle du secrétaire bureautique consiste à prendre en charge les tâches administratives au sein d'une entreprise, ou dans toute organisation, qu'elle soit privée ou publique.
Description du métier de secrétaire bureautique
Rattaché à un chef de service ou à un responsable de son entreprise, le secrétaire bureautique aura pour missions de :
- gérer les appels téléphoniques
- recevoir, rédiger, et transmettre le courrier et les e-mails
- assurer le classement et l'archivage des dossiers qui lui sont confiés
- tenir à jour l'agenda de son service et de sa hiérarchie
- préparer les déplacements de sa hiérarchie
- organiser des réunions et en assurer la prise de notes puis rédiger les comptes-rendus
Les fonctions du secrétaire bureautique sont donc diverses, mais celles-ci dépendent surtout de la taille de la structure pour laquelle il travaille.
Si celle-ci est de petite taille, alors le secrétaire bureautique en devient l’interlocuteur privilégié. En effet, dans ces-là, ses tâches ne seront pas seulement administratives, mais consisteront également en l'accueil physique et la prise de communication téléphonique des visiteurs, des clients, ainsi que des prestataires extérieurs.
Lieu d’activité et conditions d’exercice
La profession de secrétaire bureautique s’exerce aussi bien en entreprise, qu’au sein d’un cabinet ou d’une administration, quel que soit son domaine, sa taille ou son statut (privé ou public).
Avec l’évolution technologique et d’outils de gestion sur ordinateur, le métier de secrétaire bureautique s’effectue essentiellement en position assise devant un écran.
Qualités et compétences du / de la secrétaire bureautique :
Les qualités requises pour être secrétaire bureautique sont :
- Une capacité d’organisation et de gestion des priorités
- Le sens du contact
- La capacité d’adaptation
- L’esprit d’initiative
À noter : la connaissance d’une langue étrangère est appréciable dans ce secteur, surtout pour les grandes entreprises communiquant à l'international.
Outre ses qualités organisationnelles, le secrétaire bureautique doit être en mesure de faire preuve tout d’une grande polyvalence, car le métier requiert également de solides compétences administratives et bureautiques :
- connaître et maîtriser l’informatique (Word, Excel, Powerpoint), Internet
- maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale
- savoir hiérarchiser et classer des documents
- savoir communiquer rapidement et efficacement
Organisé et méthodique, le secrétaire bureautique sait gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs. Ses qualités humaines, sa discrétion, son sens de l’anticipation, sa faculté à gérer les relations et les situations de stress dans l’urgence feront de lui un collaborateur particulièrement recherché et apprécié.
Formations et certifications pour devenir secrétaire bureautique :
Plusieurs formations et certifications permettent de se former au métier de secrétaire bureautique :
- Bac Professionnel Gestion administration,
- Bac Technologique STMG,
- BTS Assistant de Manager,
- BTS Assistant de Gestion PME-PMI,
- DUT Carrières Juridiques,
- DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA),
- DUT Gestion Administrative et Commerciale (GACO),
- Licence Administration et gestion des entreprises
Salaire moyen d’un / une secrétaire bureautique et perspectives d’évolution
Le salaire d’un secrétaire bureautique débutant se situe autour de 1600 euros à 1800 euros brut / mois selon ses responsabilités et la structure dans laquelle il travaille.
Un secrétaire bureautique, peut aussi s’il le souhaite, se spécialiser dans un domaine : médical, juridique, technique.
Avec quelques années d’expérience et le niveau de diplôme requis, il peut devenir assistant de direction et évoluer dans des entreprises de plus en plus importantes.